Bir yöneticiyseniz iş yaşamında görev ve sorumluluk vermenin ne kadar hassas bir süreç olduğunu bilirsiniz. İşlerin aksamaması, istikrarlı bir yapının sağlanması ve sürdürülebilmesi için bu süreçte bir engel aşma planı oluşturmak gerekir. İşte bu plan için birkaç ipucu…
Görevlendireceğiniz kişiyi bilgilendirin: Görevlendirdiğiniz, sorumluluk verdiğiniz kişi hangi sonuçlar alınırsa başarılı, hangi sonuçlar alınırsa başarısız kabul edilecektir? Bunu bilmek görev verdiğimiz kişinin en doğal hakkıdır. Onu bu konuda aydınlatmazsak belirsizlik içinde bırakmış oluruz. Bu da çalışanın kendi performansını değerlendirmesini ve …
NAZMİ MUSAL
mestas@superonline.com
Bir yöneticiyseniz iş yaşamında görev ve sorumluluk vermenin ne kadar hassas bir süreç olduğunu bilirsiniz. İşlerin aksamaması, istikrarlı bir yapının sağlanması ve sürdürülebilmesi için bu süreçte bir engel aşma planı oluşturmak gerekir. İşte bu plan için birkaç ipucu…
Görevlendireceğiniz kişiyi bilgilendirin: Görevlendirdiğiniz, sorumluluk verdiğiniz kişi hangi sonuçlar alınırsa başarılı, hangi sonuçlar alınırsa başarısız kabul edilecektir? Bunu bilmek görev verdiğimiz kişinin en doğal hakkıdır. Onu bu konuda aydınlatmazsak belirsizlik içinde bırakmış oluruz. Bu da çalışanın kendi performansını değerlendirmesini ve geliştirmesini engeller; verimsizliğe neden olur.
Eğitim ihtiyacını tespit edin: Görev vereceğiniz kişinin eğitime gerek duyup duymadığını tespit edip ona ihtiyacı olan eğitimi sağlamak işleri kolaylaştıracaktır.
Desteğinizi esirgemeyin: Görevlendirdiğimiz kişinin işi süresince karşılaşacağı öyle sorunlar olabilir ki, üstesinden gelmekte zorlanabilir. Bu nedenle görev verirken kendisinin desteğe ihtiyacı olursa her zaman yanında olacağınızı açıkça ifade edin.
Şimdi görev vermeye hazırsınız. Peki, hangi görevleri vermeli, hangi görevleri vermemeliyiz? Teorik olarak sizin yaptığınız her işi bir başkasına görev olarak verebilirsiniz. O zaman şunu sorabilirsiniz: “Yaptığım her işi görev olarak başkasına verirsem ben ne yapacağım?”
Sizin yapacağınız üç şey vardır:
1. Desteklemek
2. Yönlendirmek, rehberlik etmek
3. Kontrol etmek
Yönetimin bu üç önemli fonksiyonu ya uygulanmaz ya da bilmezden gelinir. Çünkü yöneticiler çok meşguldürler veya görev verdikleri kişiye fazlasıyla güvenmek onlara rahat gelir. Eğer yönetiminizdekilere çok görev verirseniz aşırı çalıştırmaktan dolayı onlara fazla yükleniyor olmaktan çekinebilirsiniz. Ama bir düşünür der ki “Herkes şu anda yaptığından çok daha fazla iş yapabilir.”
Sorumluluk Vermek
Bir kişiyi görevlendirmek, ona sorumluluk vermek şu anlamlara gelir:
a) Size güveniyorum, onun için sorumluluk verdim.
b) Sizinle gücümü paylaştım, size güç verdim.
c) Size başarı fırsatı verdim.
Görev verdiğiniz kişiye bunu hissettirirseniz onu motive edersiniz ve daha iyi sonuç elde etme şansınız artar.
Hangi İşler Delege Edilebilir?
Size gelecekte zaman kazancı sağlayacak işleri, hayati önem taşımayan işleri, zaman alıcı detaylar içeren işleri delege edebilirsiniz.
< Yönetim asistanınız sizin için mektupları göndersin. Mektupları o açsın ve tasnif etsin, sizi ilgilendirenleri size getirsin. Ancak sekreterinize görevini aksatmaması için bir rehber veya talimat veriniz ki sizi ilgilendiren bir konuyu atlamasın.
< Yönetim asistanınız telefonla istenilen rutin bilgileri verebilsin. Mesela birisinin sizi arayıp bir malumat isteyeceğini biliyorsanız bu bilgiyi yardımcınıza aktarınız ve o bilgiyi o aktarsın. Bu, sizin işinizin akışı sırasında meşgul edilmenizi önler.
< Rutin mektupları sekreteriniz yazmalı ve size imza için getirmelidir.
< Sekreterinize telefon çağrılarını ve ziyaretçileri sizin için elemesini söyleyebilirsiniz.
< Verdiğiniz görevlerin bitim ve denetim sürelerini ihtiva eden bir dosya tutun. Ve asistanınız işi bitirme durumunda olanlara bir hatırlatma çağrısı yapsın. Bu işlev birçok krizi, özellikle “Ooo patron, ben onu unutmuştum” gibi tatsız durumları önler.
< Sekreteriniz sizin randevu takviminizi tutmalı ve seyahat düzenlemelerinizi yapmalıdır. (Seyahat zamanı, biletin alınması, otel rezervasyonları…)
< Bağışlarla sekreteriniz meşgul olmalıdır.
< Masanıza evrak akışını sekreteriniz tanzim etmelidir.
< Basit konularda bilgi aktarımı için yapılacak telefon çağrılarını bırakın başkaları yapsın.
< Rutin talepleri bırakın başkaları karşılasın.
< Satış raporlarını denetlemeyi başkalarına bırakabilirsiniz. Size sadece önemli noktaları aktarsınlar.
< İş potansiyellerini başkaları elemeli, bir veya iki önemli konu size getirilmelidir.
< Organizasyon veya re-organizasyon konusunda başkalarını görevlendirin ve size son onay için getirsinler.
< Gelen yazıların okunmasını başkaları yapsın ve önemli olanlar size getirilsin. Gelen bütün yayınları okuyamazsınız.
Çalışanınız iyi bir iş yapınca onu mutlaka kendiniz takdir edin, bu görevi bir başkasına devretmeyin. Çünkü çalışanınız bu takdiri sizden duymak ister. Taktir ve teşekkür iletileriniz sizin tarafınızdan ve içten olsun.
