Görevlendirme, bir işi delege etme üzerinde titizlikle durulması gereken bir süreçtir. Zaman, etkinlik, verimlilik ve istikrar açısından işlerin nasıl ve kimlerce yapıldığı, ne tür bir iş bölümünün takip edildiği günümüzde daha da önem kazanmış durumda. Bu yazımda, omurgasını Bussiness Week dergisinin “How to Delegate Work and Insure It Is Done Right” isimli odio programının teşkil ettiği görev verme sanatının sırlarını sizlerle paylaşmak istiyorum.
Her şeyi kendisi yapmak zorunda olmayan bir kişi için, hiçbir şey imkansız değildir
Bugün bir başkasına yaptırabileceğimiz hiçbir şeyi yarın …
NAZMİ MUSAL
mestas@superonline.com
Görevlendirme, bir işi delege etme üzerinde titizlikle durulması gereken bir süreçtir. Zaman, etkinlik, verimlilik ve istikrar açısından işlerin nasıl ve kimlerce yapıldığı, ne tür bir iş bölümünün takip edildiği günümüzde daha da önem kazanmış durumda. Bu yazımda, omurgasını Bussiness Week dergisinin “How to Delegate Work and Insure It Is Done Right” isimli odio programının teşkil ettiği görev verme sanatının sırlarını sizlerle paylaşmak istiyorum.
Her şeyi kendisi yapmak zorunda olmayan bir kişi için, hiçbir şey imkansız değildir
Bugün bir başkasına yaptırabileceğimiz hiçbir şeyi yarın kendimiz yapmamalıyız. Yıllar boyunca başkalarına sorumluluk vermek en güçlü ve etkin bir yönetim tekniği olarak görülmüştür. Sorumluluk verdiğimiz kişinin ensesinde boza pişirerek, işi arzu edilenden daha iyi yaptırabilir ve amirlerinizden takdir de görebiliriz. Bu, özellikle İkinci Dünya Savaşı öncesi, dünya diktatörler tarafından yönetilirken kabul gören bir yaklaşımdı. Bazı yöneticiler, görevlendirme kavramından hala bunu anlarlar. Bu kişiler, kariyerlerini geliştirmede tek yöne bilet almış insanlara benzerler. Olaylara başka bir açıdan bakınca fevkalade güzel bir görünüm alabilecek başka bir imkanı kaçırmaları üzüntü vericidir. İyi yöneticiler ise görevlendirmeye farklı açıdan bakarlar.
“Yalnız başınıza yapabileceğimiz bir işi başkalarının yardımıyla daha iyi yapabileceğimiz gerçeğine inanmak bizim mesleki gelişimimizin en büyük adımlarından biridir.”
Andrew Carnegie’nin bu sözlerine katılmamak elde değil. Görevlendirmenin ruhu bu olmalıdır. Niçin görev veririz? Görev vermek niçin önemlidir? Yapmak ve tamamlamak durumunda olduğum her şeyi muhtemelen kendim yapabilirim diye düşünebiliriz. Başkalarının yardımına ihtiyacım yok diyebiliriz. Buna rağmen görev vermemiz için önemli nedenler vardır. İşte bunlardan bazıları:
1- Eğer ilerlemek istiyorsak arkamızda bir derinlik tesis etmeliyiz
Bu ne demektir? Farz ediniz ki ben sizin için çalışıyorum. Kayıtlarınız gösteriyor ki her şeyi kendim yapmaya çalışıyorum. Böylece her şeyi kontrolümde tutup kendimi daha rahat hissediyorum. Hata varsa yalnızca benimdir. Başkalarının hataları ile uğraşmak zorunda değilim. Zaten özellikle onlara görev vermemişim.
Kayıtlar gösteriyor ki ben işimi yapıyorum ve yapmak için çok çalışıyorum. Çok çalıştığım için de siz patronum olarak beni terfi ettirmek istiyorsunuz. Fakat bir başkasını da aynı görev için terfi ettirmeyi arzu ediyorsunuz ve bir tercih yapacaksınız. O kişi kendi yerine geçecek kişiler yetiştirmiş, yani arkasında bir derinlik tesis etmiş olsun. Beni terfi ettirmeniz halinde krizlere ve sıkıntılara sebep olacak bir boşluk yaratmış olmaz mısınız? Bir yönetici olarak zaten yeterince probleminiz var. Benim yerime geçecek adamı yetiştiremediğim için, benim terfiimden doğacak problemlerle niçin uğraşasınız?
Yerimizi alacak kişiyi eğitmek yerine onun yetişmesini sağlayacak başka bir teknik düşünebilir miyiz? Burada dikkatli olmamız gerekir. Yaptığım işlerden herhangi birinin birkaç hafta içinde başkası tarafından yapılmasını sağlayabilirim. Bu işin başarı ile yapılması için her bilgi ve yönlendirmeyi sağlarım. Sonra ikinci işimi, sonra üçüncü işimi ona öğretip devredebilirim. Kendi görevi ve benim tüm görevlerimi yüklenmesi onun için adil olmaz. Bunun için bir işi öğrenince onu geri alıp yeni bir işi vermemiz gerekir. Böylece onu bütün konularda yetiştirebiliriz.
Yerimizi alacak kişiyi yetiştirmede şöyle bir yol da deneyebilirsiniz: Her gün on dakikanızı ayırarak o gün karşılaştığınız problemleri ve bunları çözmek için yaptığınız çalışmaları özetleyerek yerinizi alacak kişiye iletiniz. Böylece o da yetişecektir.
2- Vazgeçilmez kişi yaratmamak için görev vermeliyiz
Görev vermeyince ne olacağını düşününüz. Biz vazgeçilmez, yeri doldurulmaz kişiler olarak yaratırız kendimizi. Bir görevin vazgeçilmez kişisini başka bir göreve atamak aptalca olmaz mı? İşte, görev vermenin ikinci zarureti, vazgeçilmez insan yaratmamaktır. Bunu ne kendimiz yapmalıyız ne de başkalarının yapmasına izin vermeliyiz. Çünkü bu vazgeçilmez insan işinde olmayınca onun yaptığı bütün işler durur.
3- İnsanların tam kapasite ile çalışması için görev vermeliyiz
Görev vermediğimiz zaman insanların gelişmesini önleriz, fazla beklentimiz yoktur, dolayısıyla insanların kapasitesini düşürürüz. Yalnız kapasitesini düşürmez, kapasiteli insanları da kaçırırız. Şirketimiz kapasitesiz insanları cezbeder duruma gelir.
4- Kendimizi aşırı değil akıllıca çalışarak geliştirmeliyiz
Eskiden akıllıca çalışmanın teknikleri öğretilmezdi. Ama artık bu teknikler elimizin altında. Bunun için de; görev veriniz, görev veriniz, görev veriniz.
Şimdi görev vermenin niçin önemli olduğunu özetleyelim:
1. Gelişme (terfi etme) için daha iyi bir şansa sahip olunur.
2. Vazgeçilmez insan yaratılmaz.
3. Gelirimiz artar.
4. Daha çok değil daha akıllıca çalışırız.
