Basın bülteni konusunu hafife almayın ve bu işi amatörlere bırakmayın.
Kurumunuzun başarısını kutlamak için her fırsatı değerlendirmelisiniz. Hatta bu duyuruları sadece başarılarınız için değil; yaptığınız yeni atamlar ve transferler, yeni üretim hattı, adres değişikliği veya yeni bir bayiinizin duyurulması gibi mesajlarınızı iletmek için kullanabilirsiniz. Eğer basın bülteni sizin tarafınızdan hazırlanıyorsa, birkaç noktaya dikkat etmek, bir profesyonel gibi çalışma yapmanızı sağlayabilir. Birkaç satır veya iki sayfalık bir röportaj, her ikisi de basında yer alacak sizinle ilgili bilgi. Ancak, hangisi olacağı biraz da basın bülteninize bağlı.
Çalıştığınız kuruma ait basın bültenlerini hazırlamaya başlamadan önce sektörünüzdeki haber odaklarını takip ederek ne tarz haberler hazırlayıp sundukları hakkında bir ön araştırma yapmalısınız. Kullandıkları bir jargon, ilgilendikleri konular hepsi sizin için birer ip ucu olacaktır. Böylece kendinize medya iletişim listesi hazırlayabileceksiniz. Bundan sonraki aşama, aşağıdaki detaylara dikkat ederek bülteninizi hazırlamak.
Bülteninizin neye hitap edeceği seçin. Bülteniniz sıcak haber/gelişme üzerine mi olacak? Sektörel bir haber mi yoksa iş yaşantısında şöhreti olan biriyle mi ilgili? Basın bültenleri bilgi verdiği konu ya da kişiyle ilgili çok dağınık bilgi içermemelidir. Bir odak noktanızın olması gerekli.
Hangi zaman dilimi için bülten hazırladığınıza karar vermelisiniz. Bildiriniz bir olayı, kutlamayı mı anlatıyor? Yılın belli bir dönemine mi ait?
Bülteninizin özelliği nedir? Verdiğiniz basın bildirisinde sizi eşsiz kılan nedir? Bu bültende ne anlatıyorsunuz?
Bülteniniz kendisini okutur mu? İnsanlar bülteninizi okumak isterler mi?
Bu soruları kendinize sorarak bir taslak yazın. Taslağı geliştirmek için kendinize biraz zaman tanımalısınız. Eğer belirli bir zaman içinde yayınlanmasını istiyorsanız, bülteninize tarih ekleyerek ajanslara göndermeli ve son yayım tarihini de ayrıca belirtmelisiniz. Okuyanların dikkatini çekebilmek için bir satırdan fazla olmayan bir başlık eklemelisiniz. Baş harfleri büyük olan ve çarpıcı bir başlık bülteninizi ilgi çekici hale getirir. Başlığı takip eden paragraf, yazı boyunca anlatacaklarınızın bir özeti şeklinde olmalı ve 4-5 cümleden fazla olmamalıdır. Takip eden paragraflara varsa bir konuşmacının sözlerinden alıntılar ekleyin. Cümlelerinizi kısa ve dilinizi sade kullanmaya özen gösterin. Eğer noktalama işaretlerini nasıl kullanacağınıza emin olamıyorsanız mutlaka bir bilene danışın veya bülteni yazmadan önce bu konuda biraz araştırma yaparak bilgi edinin. Bülteninizi en fazla bir sayfa olacak şekilde yazmalısınız. Daha uzun bültenler ajanslar tarafından kısaltılmak istenebilir veya çok uzun bültenler okuyucuyu sıkar. Eğer fotoğraf eklemek istiyorsanız, mutlaka yüksek çözünürlüklü fotoğraflar kullanmaya özen gösterin. Düşük çözünürlüğe sahip görsel materyallerin basımında bazı güçlükler ile karşılaşılmaktadır.
Bülteninizi tamamladıktan sonra göndereceğiniz adresleri doğru seçmelisiniz. Kendi sektörünüze uzak ajanslar veya sizinle pek ilgisi olmayan haber merkezlerine bülteninizi göndermek için vakit harcamayın. Bazı durumlarda bülteninizin gönderdiğiniz yerlere ulaşıp ulaşmadığını takip etmeniz gerekebilir. Özellikle aktivite veya toplantı duyuruları hakkındaki bültenleriniz için aktivite günü gelmeden önce gönderi yaptığınız yerlere kısa bir telefon açarak bülteninizi takip edin. Son olarak, medya iletişim listenizi sıklıkla güncelleyin.
